** 房地产开发 有限公司 档案管理制度
第一章
总
则 第一条
为规范公司档案管理工作，使档案管理工作水平不断提高，有效地为公司各项工作服务，特制定本制度。
第二条
公司档案管理工作包括归档、分类保存、借阅、调用及档案销毁等方面的工作。
第三条
公司档案管理工作遵循的原则是：服务企业、规范管理、认真负责、实用方便、完备安全。
第四条
公司档案管理工作由公司综管办具体负责。
第二章
归 档
第五条
公司档案的归档范围如下：
一、 普通文档 （一）
公司文档 1、 公司制度、章程、工作条例； 2、 公司对内文件、对外文件； 3、 政府及对外单位对公司的行文 4、 公司基本材料：
（1）、公司有关证明、批准材料； （2）、公司各种资质证书、执照及其他证件； （3）、公司报表、对外公告材料；
（4）、公司的各种荣誉证书、表彰文件及相关材料； （5）、公司重大活动的有关材料。
二、专业档案 （一）、人事档案 5、 职员基本材料； 6、 劳动合同； 7、 工资及福利材料； 8、 其他人事管理档案。
（二）
财务档案 1、 各种凭证、帐薄； 2、 有关报表、审计报告； 3、 其他财务档案资料。
（三）
财产档案 1、 财产目录清单； 2、 财产所有权证； 3、 其他财产管理档案。
（四）
法律档案 1、 各类合同原件； 2、 各类案件的有关法律文书、行文； 3、 其他法律方面档案材料。
（五）
投资项目及工程材料 1、 投资项目的论证材料；
2、 实施项目的前期材料及工程资料； 3、 其他有关投资项目及工程的档案、材料。
（六）
职能管理档案 1、 各职能部门在职能管理过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等； 2、 其他存档价值的资料等。
第六条
归档要求 （七）
上述归档材料原则上要以原件或材料正本归档，常用上述材料的部门保留复印件或副本。特殊情况不能将原件或正本存公司档案室的，必须将复印件或副本归档，并注明原件或正本的所在； （八）
归档时间要求：
1、 文书档案：每年第一季度。公司各职能部门及将上一年度的需归档材料整理归档； 2、 会计档案：公司会计处负责整理立卷，自行保管三年后向档案室归档； 3、 法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档； 4、 工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有关证书、材料原件及时归档。工程设计、施工阶段的有关材料在工程竣工验收后两个月内整理归档； 5、 证书、重要文件等：在取得之后及时归档。
（九）
归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交综管办签收； （十）
综管办应负责催办及接收登记工作。对各部门不及时人理归档工作的，应上报公司总经理室协调处理； （十一）
人事档案由综管办统一管理。
第三章
档案保存 第七条
档案的分类、立卷、造册登记及存放应按国家《档案法》的规定规范管理。
条八条
档案员对重要档案资料应重点保管。严防丢失、损坏等现象发生。
第九条
档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。
第四章
档案借阅、调用 第十条
借阅档案者需填写借阅章，注明借阅档案的具体名称、用途，并经借阅人所在部门主管审批后方可借阅。
财务档案、法律档案及涉及资金往来的原件、必须由职能部门主管亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。
第十一条
因工作需要复印档案资料者，由公司档案员负责复印扣，提供复印件。重要档案资料需经需用复印件者所在部门主管审批后方可复印。
第十二条
因工作需要调用档案（原件）者，需填写调档申请单，经调用者所胡部门主管同意，公司总经理室审批后方可调用。
第十三条
借阅、调用的档案资料归还时，档案员应认真检查，并在申请单上注明归还情况，发现有丢失、损坏或被涂改等现象，应及时上报公司总经理室处理。
第五章
档案销毁 第十四条
档案保存期限应按以下规定执行：
（一）、国家有关规定有明确规定的，按规定执行； （二）、反映公司沿革及主要活动的档案资料永久保存； （三）、其他档案材料由档案员每年提出的销毁意见，经总经理室审定后方可销毁。
第十五条
销毁档案时，由档案员具体负责，总经理室监督执行。销毁档案一般采用碎纸机粉碎或烧毁方式进行。销毁后应在档案目录上注明“已销毁”字样及销毁日期。
第六章
附 则 第十六条
本制度由综管办负责解释。
第十七条
本制度自公布之日起执行。
