（OA 自动化）XX 公司 OA需求调研报告
XX 公司 OA 需求报告
文档编辑记录 日期 版本 编辑人 审核人 2013.8.2 1.0
目录 1.办公审批流程 1 1.1 销售部审批流程 1 1.1.1 合同记录单 1 1.1.2 合同评审表 2 1.1.3 投标项目申请单 3 1.1.4 投标报价申请表 4 1.1.5 报价变更申请单 5 1.1.6 发货申请单 6 1.1.7 用车申请单 7
1.1.8 开票申请单 8 1.2 财务部审批流程 9 1.2.1 付款申请单 9 1.2.2 借款申请单 10 1.2.3 费用报销单 10 1.2.4 差旅费报销单 11 1.3 采购部审批流程 12 1.3.1 采购申请单 12 1.3.2 项目变更单 13 1.3.3 采购部付款申请单 14 1.4 安质部审批流程 15 1.4.1 整改通知单 15 1.4.2 元件抽检单 16 1.5 生产部审批流程 17 1.5.1 劳务外包申请单 17 1.5.2 外包费用付款申请单 17 1.6 人事部审批流程 18 1.6.1 员工转正申请单 19 1.6.2 离职申请单 20 1.6.3OA 用户使用申请单 21 1.6.4OA 人员信息变动单 22 1.6.5 人员调动单 22
1.6.6 请假单 23 2.功能描述 24 2.1 知识管理 24 2.1.1 个人文件夹 24 2.1.2 单位文件夹 24 2.1.3 知识检索 24 2.1.4 归档管理 25 2.2 通知公告 25 2.2.1 公告发布 25 2.2.2 公告管理 25 2.2.3 公告查看 25 2.3 车辆管理 25 2.4 工作计划 26 2.4.1 我的计划 26 2.4.2 计划管理 26 2.5 移动办公 26 2.5.1 行政办公 26 2.5.2 公共信息 26 2.5.3 短信提醒 27
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1. 办公审批流程 1.1 销售部审批流程 部门名称 销售部 部门主管
填表人（被调研人）
办公电话
调研记录人
流程表单：
1.合同记录单 2.合同评审表 3.投标项目申请单 4.投标报价申请表 5.报价变更申请单 6.发货申请单 7.用车申请单 8.开票申请单 1.1.1 合同记录单 （1）
流程名称：合同记录单 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-销售副总-总经理-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式
合同记录单 编号：
日期
项目人
单位名称
项目名称
类别 ◎口头订单※合同变更○外加工 金额
（小写）
合 同 内 容
备注
项目经办人
拟制
审批
1.1.2 合同评审表 （1）
流程名称：合同评审表 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-市场部领导-总经理-经办人-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 合同评审表 XXXXXXX 客 户 名称
客 户 区域
合同编号
客 户 地址
联 系 方式
内 容 摘 要
填写人：
日期：
评 审 内 容 1 合同总价：
2 付款方式：
3 交货期：
评
审 结 果 批准人：
1.1.3 投标项目申请单 （1）
流程名称：投标项目申请单 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-销售部领导-销售内勤-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 投标项目申请单 投标申请项目名称：
企业全称
法定代表人 姓名
企业地址 注册：
企业营业 执照登记号
注册资本金 (万元)
企业资质等级 及证书登记号
企业安全生产许可证号
拟派项目 ①姓名：②手机号码：③有无在建项目：
负责人 资质等级及资质证书号
安全生产考核合格证书号
项目专职 安全员 姓名
安全生产考核合格证书号
交易代表人 姓名
手机号码
附件清单
申请人 招标（代理）人审查意见 声明：我单位对上述内容和提供的资料原件及复印件的真实性负责，单位及人员资格符合省、市有关规定要求。如有虚假，愿意放弃中标资格，并接受相关行政处罚。
法定代表人或委托代理人(签名)：
（单位公章）
年月日
项目组负责人(签名)：
（单位公章）
年月日
1.1.4 投标报价申请表 （1）
流程名称：投标报价申请表 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-市场部领导-商务中心-结束 （4）
流程图
（5）
表格样式 投标报价申请表 日期：年月日 *项目名称
*项目地点
*项目经理
*经办人
产品型号名称 数量 建议内装主要元件（国产、进口需注明）
项目来源 本人操作/办事处/代理
项目类别 电力/市政/建筑/冶金/石化/矿山/工厂/其他(圈定一种) 附图纸
备注：
附招标文件
报价性质 ①国际招标；②国内公开招标；③代理商投标；④客户招议标；⑤用于客户概算；⑥客户首次询价比较（圈一种）
预计货款支付
%预付款；
%带款提货/货到现场/安装调试/其他(圈一种)
质保金 投标保证金
是否需要制作标书 需要/不需要(圈一种)正本份/副本份 批准执行人
标书制作人
开标日期
时间：
报价员
标书完成日期
说明：1、本表由经办人填写；2、凡带“*”的必须填写。
1.1.5 报价变更申请单 （1）
流程名称：报价变更申请单 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-商务中心-结束
（4）
流程图 （5）
表格样式 报价变更申请单 * 项 目 名称
* 项 目 地点
* 项 目 经理
*经办人
变 更 内 容
变 更 原 因
经办人
审核人
1.1.6 发货申请单 （1）
流程名称：发货申请单 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-市场部内勤-财务-仓库、制造部、企管部（同时发）-结束 （4）
流程图
（5）
表格样式
发货申请单 年月日 客户编号
业务员
收货人
收货单位名称
传真
收货单位详细地址
电话
产品名称 规格型号 单位 数量 单价 金额
金额合计
经办人：
审核：
财务：
仓库：
1.1.7 用车申请单 （1）
流程名称：用车申请单 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：申请人-市场部领导-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式
用车申请单 编号：
日期 项目名称 用车事由 行车路径 车 辆 起止 公 里数 驾驶员姓名 手机号 本次 运费 备注
申请人：
经办人：
仓库：
批准人：
1.1.8 开票申请单 （1）
流程名称：开票申请单 （2）
使用范围：销售部 （3）
流程说明：销售内勤-财务-市场部领导-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 开票申请单 NoXXXXXXX
申请部门：年月日发票种类 购货 单位 名称
税务登记号
地址、电话
开户银行及账号
货物或应税 劳务名称 规格型号 计量 单位 数量 单价 金额 税率 % 税额
合计
价税合计 ￥ 合同编号
开具发票号码
审批：审核：申请部门主管：填表人：
1.2 财务部审批流程 部门名称 财务部 部门主管
填表人（被调研人）
办公电话
调研记录人
流程表单：
1.付款申请单 2.借款申请单 3.费用报销单 4.差旅费报销单 1.2.1 付款申请单
（1）
流程名称：付款申请单 （2）
使用范围：全体 （3）
流程说明：申请人-部门主管-主办会计-总经理-出纳-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 付款申请单 申报部门：填报日期：年月日 收款单位：
产品名称：
电汇（）
账号：
外运编号：
票汇（）
开户行：
货款总额：
信汇（）
付款金额：小写
大写
部门经理签字：
财务审核：
公司经理审批：
收 付 情 况 支付方式：
预付（）已付（）
已收汇：
付款跟单：
外销合同、公司：
收购合同：
经办人：
1.2.2 借款申请单 （1）
流程名称：借款申请单 （2）
使用范围：全体
（3）
流程说明：申请人-部门主管-总经理-财务主管-出纳-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 借款申请单 年月日 借款部门
借款人
借款方式
借 款 用 途
收 款 单 位 名称
账号
开户行
借款金额(大写)
借款金额(小写)
审批：
稽核：
财务审核：
相关部门：
备注：
上列款项已于年月日全部结清 1.2.3 费用报销单 （1）
流程名称：费用报销单 （2）
使用范围：全体 （3）
流程说明：申请人-财务主管-部门主管-总经理-出纳-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 费用报销单
编号：
开支项目
附件
共 报 销 人 民币（大写）
￥ 说明
报销部门
签名
时间
审批：
审核：
稽核：
财务：
部门：
1.2.4 差旅费报销单 （1）
流程名称：差旅费报销单 （2）
使用范围：全体 （3）
流程说明：申请人-财务主管-部门主管-总经理-出纳-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 差旅费报销单 部门年月日 出 差人
出差事由
出发 到达 交通 工具 交 通费 出差补贴 其他费用 时间 地点 时间 地点 天数 金额 项目
市内车费
住宿费
邮电费
办 公 用 品费
其他
合计（人民币大写）
合计（人民币小写）
审批：
稽核：
财务审核：
相关部门：
报销人：
1.3 采购部审批流程 部门名称 采购部 部门主管
填表人（被调研人）
办公电话
调研记录人
流程表单：
1.采购申请单 2.项目变更单 3.采购部付款申请单 1.3.1 采购申请单 （1）
流程名称：采购申请单 （2）
使用范围：采购部
（3）
流程说明：申请人-企管-经办人-生产副总-总经理-经办人-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 采购申请单 项目 供货方 名称 交货期 采购期 到货期 付 款 方式 采 购 金额 备注
企管办
分 管 领导
总经办
1.3.2 项目变更单
（1）
流程名称：项目变更单 （2）
使用范围：采购部 （3）
流程说明：
生产前，更换品牌：申请人-技术部-市场部-仓库、财务（同时）
生产前，非品牌：申请人-技术部-仓库、财务（同时）
生产中：申请人-技术部-仓库、财务（同时）-生产 （4）
流程图
（5）
表格样式 项目变更单 项目名称 涉及变更内容 备注 变更前 变更后
申请部门：申请人：
技术部：采购部：市场部：稽核部：制造部：仓库：
批准人：
注：
是 申请人 技术部 市场部 生产前更换品牌 更换品牌 非 品牌 或生 产中 生产中 仓库 财务 生产 结束 否
1、 凡涉及元器件型号、数量、品牌、或增减，须技术认可，市场部与用户确认，成本签字确认后方可批准； 2、 凡涉及交货期、供货顺序等问题须经市场部认可。
1.3.3 采购部付款申请单 （1）
流程名称：采购部付款申请单 （2）
使用范围：采购部 （3）
流程说明：申请人-部门主管-生产副总-主办会计-总经理-出纳-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 采购部付款申请单 申报部门：填报日期：年月日 收款单位：
产品名称：
电汇（）
账号：
外运编号：
票汇（）
开户行：
货款总额：
信汇（）
付款金额：小写
大写
部门经理签字：
财务审核：
公司经理审批：
收 付 支付方式：
预付（）已付（）
已收汇：
付款跟单：
情 况 外销合同、公司：
收购合同：
经办人：
1.4 安质部审批流程 部门名称 安质部 部门主管
填表人（被调研人）
办公电话
调研记录人
流程表单：
1.整改申请单 2.元件抽检单
1.4.1 整改通知单 （1）
流程名称：整改通知单 （2）
使用范围：安质部 （3）
流程说明：申请人-生产副总-制造主管-调度员-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 整改通知单 NO.
项目名称 图号 整改原因 整改内容 装配 工号 技术责任人 整改完善时间和内容 一次 二次
通知单发放部门：
安质部：
接收部门：
制造部负责人：
装配负责人：
稽核部负责人：
备注：
1.此“整改通知单”一式三联；2.此“整改通知单”由检验人员在产中、终检时发现不符合工艺要求或与图纸不相符时下发；3.此“整改通知单”在整改完后由上述三部门签字留存；4.2011.5.1开始实施。
1.4.2 元件抽检单 （1）
流程名称：元件抽检单 （2）
使用范围：安质部 （3）
流程说明：申请人-仓库-采购-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 1.5 生产部审批流程 部门名称 生产部 部门主管
填表人（被调研人）
办公电话
调研记录人
流程表单：
1.劳务外包申请单 2.外包合同付款申请单
1.5.1 劳务外包申请单 （1）
流程名称：劳务外包申请单 （2）
使用范围：生产部 （3）
流程说明：申请人-生产副总-企管-总经理-质检-财务、生产-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 1.5.2 外包费用付款申请单 （1）
流程名称：外包费用付款申请单 （2）
使用范围：生产部 （3）
流程说明：生产部-企管-财务-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 XX 公司 外包费用付款申请单 承包单位名称:
负责人
联系电话
外包项目情况一览表 项目名称
合同号
类别 □设备□工程□其他 总承包费
外包内容
付款方式
检验合格日期
质检人员
通电验收日期
生产部 评价意见
评见人：
日期：
安质部 审核意见
审核人：
日期：
公司 批准意见
批准人：
日期：
注：一式四联,生产部、财务部、安质部、企管部各留存一份。
填表人：
1.6 人事部审批流程 部门名称 人事部 部门主管
填表人（被调研人）
办公电话
调研记录人
流程表单：
1.员工转正申请单 2.离职申请单
3.OA 用户使用申请单 4.OA 人员信息变动单 5.人员调动单 6.请假单
1.6.1 员工转正申请单 （1）
流程名称：员工转正申请单 （2）
使用范围：全体 （3）
流程说明：申请人-部门领导-人事部-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 员工转正申请单 姓名
入职时间
部门
职务
申请理由
自我评价：
年月日 直属主管意见：
转正后职位：
签字：年月日 行政人事部意见：
□符合转正条件，同意部门负责人意见予以转正，转正后薪资为：元 □不符合转正条件，建议延期至月日 签字：年月日 总经理意见：
□延期至月日止 □同意转正 签字：年月日
1.6.2 离职申请单 （1）
流程名称：离职申请单 （2）
使用范围：全体 （3）
流程说明：申请人-部门主管-人事部-财务-总经理-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 离职申请单 姓名
部门
职务
离职原因□辞职□辞退□自动离职□其他（）
离职人员申明：本人承诺离职后确保不外泄其在职责其间所了解的公司相关商业、技术机密，确认从即日起与公司结束劳动关系，今后所从事的一切活动有公司无关。
离职人员签字：日期：
交接手续
部门主管意见：
签名：日期：
交接情况：
□文档资料□测试设备物品 □办公设备（如电脑）
□办公用品（）
工作交接内容：
1 2 3 交接责任人签字：日期：
人事行政部门意见：
签名：日期：
交接情况：
□收回办公室大门钥匙□办公室办公桌、柜钥匙 □人事档案更新□更新通讯录 □其他 1 2 交接责任人签字：日期：
财务部门意见：
签名：日期：
交接情况：
□借款清算□工资结算 □其他 1 2 交接责任人签字：日期：
备注：1、工作交接内容需由员工的直接部门主管审核并签字确认。
2、如本页空间有限，可另附纸张填写。
1.6.3 OA 用户使用申请单 （1）
流程名称：OA 用户使用申请单 （2）
使用范围：人事部 （3）
流程说明：申请人-企管-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 OA 用户使用申请单 公司：申请日期 部门
申请人
申请 ID 名
申请业务 新增用户
外部邮箱
移动办公
删除用户
受理日期
完成日期
1.6.4 OA 人员信息变动单 （1）
流程名称：OA 人员信息变动单
（2）
使用范围：人事部 （3）
流程说明：申请人-企管-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 OA 人员信息变动单 年月日 申请部门
申请人
OA 用户名
OA 流程（请详细写明流程内容和每一步流程的负责人）
变更原因
原流程
现流程
申请人：企管：
1.6.5 人员调动单 （1）
流程名称：人员调动单 （2）
使用范围：人事部 （3）
流程说明：申请人-调动前部门主管-调动后部门主管-总经理-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 人员调动单
姓名
调动原因
调出日期
调入日期
调出部门
调入部门
原岗位
调入岗位
原薪金
现薪金
调出部门负责人
调入部门负责人
总经理意见：
说明：
1.6.6 请假单 （1）
流程名称：请假单 （2）
使用范围：全体 （3）
流程说明：
小于等于 3 天：申请人-部门主管-人事备案-结束 大于 3 天：申请人-部门主管-总经理-人事备案-结束 （4）
流程图 （5）
表格样式 员工请假单
填单日期：
年月日 姓名
请假事由
请假时间
审批 公司领导
生产副总
部门负责人
是申请人 部门主管 总经理 人事备案 结束 小于等于 3 天 否
2. 功能描述 2.1 知识管理 2.1.1 个人文件夹 个人文件夹是对个人文件和共享文件夹的维护。我的发布、我的订阅、借阅列表、我的收藏的信息也在这里维护。只有用户自己可以对个人文件夹内的内容进行管理、修改、删除、增加等。
2.1.2 单位文件夹 单位文档由单位文档管理员负责管理、维护；各部门机构的文档资料由单位文档管理员来负责将文档授权相关人员管理、修改、删除、增加等，单位文档管理员有各部门文档资料的所有控制权。用户可以订阅单位文件夹内的文件夹，订阅后的内容在[个人文件夹]里的[我的订阅]可以查看到。
2.1.3 知识检索 知识检索是通过输入关键字进行的搜索，搜索出来的内容包括知识管理文档里面的所有相关文件：包括自己文件夹中的文件和别人文件夹中自己不具有查看权限的文件。对于自己不具有权限查看的文件，用户不能直接打开，但可以通过申请借阅走完审批流程后即可查看到该文件。
2.1.4 归档管理 归档设置分为自动归档和手动归档。
归档管理是对将要归档的文档进行管理，可根据需要进行归档和不归档，在设置模板时选择手动归档的数据才会出现在归档管理中。当启动归档模板后，在系统设置的时间范围内，系统会根据归档模板设置的规则生成待归档数据，在归档管理可看到待归档、已归档、不归
档状态。
自动归档模板设置的归档文件夹若选择的是单位文件夹，启动归档模板后系统就会归档到对应单位文件夹中；在归档管理进行手动归档若选择的文件夹是单位文件夹，就会归档选择的对应单位文件夹中。
2.2 通知公告 包括通知公告的录入、修改、删除、查询检索，通知公告的分发。如有新的通知公告在OA 主页上的通知公告区域显示。公告由专人负责发布和维护，其他人员没有该权限。
2.2.1 公告发布 管理员管理公司内部发布的公告，可以根据人员、岗位、机构等进行选择发送范围，只有状态为已发布的公告用户才可以看到，每条公告可以上传附件，且可以设置已阅提醒。
2.2.2 公告管理 管理员可以对公告进行发布、修改、删除、查看，以及查看用户阅读情况。
2.2.3 公告查看 普通员工查看公司内部发布的公告，列表中的未读公告前会标示“新”字样。
2.3 车辆管理 车辆管理对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括用车申请、用车看板、事故记录、费用管理、车辆信息、司机信息、用车申请报表、费用统计报表、事故报表，能实现对公司车辆的全方位管理。
车辆管理规范了车辆的使用，杜绝了明明有车用，但车辆调度员不给用或不想出车的情况，并完全实现了无纸化。此功能可比较清楚的让申请人了解哪些车在用，哪些车可用。对管理层来说也可一目了然，哪些车哪个时间段去了哪里，有哪些人去，去做了什么等等，在后续也可做一些统计报表，例如，各车辆在某个时间段行驶的公里数，某个时间段用车情况，
各部门的用车情况等等。
2.4 工作计划 计划管理方法的高效运用可促进企业在不断学习过程中提高企业总体素质；使企业避免不良行为；利于完成企业人才梯队计划目标；高效的计划管理有利于人才资源的开发、培养和激励。
2.4.1 我的计划 我的计划是指个人制定的工作计划。用户可以新增、修改、删除、查看计划。工作计划可以进行项目关联，用户可以根据需要将制定的工作计划发送给他人。
计划管理方法的高效运用可以使员工形成高度的认同感与成就感,可以激励先进、促进后进；形成极强的业绩导向；有利于员工迅速提高工作技能，更快成长,利于员工科学合理地进行职业生涯规划；向员工提供了发表自己观点，甚至发泄怨言的制度性机会。
2.4.2 计划管理 查看他人发送来的计划，且可以对计划回复意见。
计划管理方法的高效运用有助于管理者动态调整自己的管理方式；有助于管理者管理团队和改进团队的综合素质；可以增进管理者对每位员工的理解，充分利用每位员工的优势；促使管理者更加投入团队计划和目标的制定；有利于管理者更好的利用企业培训计划和企业的预算经费。
2.5 移动办公 移动办公平台涵盖了办公系统的主要功能，符合用户的手机使用习惯。手机客户端软件支持主流的安卓、苹果等操作系统的智能手机。
2.5.1 行政办公 所有的待处理公文、请示、报告等集中在“待办事项”中，用户可以对事项提出自己的
意见和建议，同时也可以查看他人意见。对事项进行意见处理时，可快捷地选择日常用语进行操作。用户处理的及发出的事件可在“已办事项”和“已发事项”中随时进行查阅，与 PC机操作习惯相同。
系统支持 WORD、EXCEL、PDF、PPT、TXT、JPG、BMP、RAR 等文件格式，附件打开后可根据需要放大、缩小、移动，或是转化成文字版本进行查阅。
协同表单是飞企 FE 协作办公系统中比较重要的部分，组织内部的各类报告单、审批单、报销单、销售/采购单等都可以在系统中实现。飞企移动办公平台支持协同表单，通过手机审批方式，来满足组织内各级部门各式各样的事务审批要求，充分体现组织规范性、标准化、个性化的管理特色。
移动办公通过对时间、空间、地域限制的突破，加速了内部审批速度，提升组织的决策反应能力。
2.5.2 公共信息 公共信息部分将原协同办公系统中的相应功能移植到手机上应用，通过新闻、公告、讨论、调查等功能，快速实现信息的传递与共享，推动组织精神文化建设。在个人手机上可以查看 PC 系统中录入的内外部通讯录，可通过通讯录直接拨打电话。支持用车管理移动化应用，并可在手机上进行日程、事务安排等的记录查询。通过手机查看组织内部的通知、新闻，也可参与调查、发表讨论等。
2.5.3 短信提醒 移动办公集成短信模块，可实现 OA 系统的短信提醒，增强了信息传递的及时性，加快了流程流转的敏捷性，提高了用户的工作效率。
