摘 要：邮件合并是Word的重要功能，因广泛应用于批量邮件编写而得名。在Word中使用“邮件合并”功能时，常常发现数值型源数据调取后会产生多位小数，导致文本不够规范、美观，而且常规的操作方法往往无法奏效。本文结合一个制作工资条的任务实例详细介绍了在“邮件合并”中控制小数位数的三个方法——更改源数据类型、添加辅助数据、更改域代码；并对每个方法的优缺点进行了比较说明，方便读者选择使用。
关键词：Word 邮件合并 探究
中图分类号：TP316 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）11（a）-0000-00
作者简介：孟宪宇（1987-），男，河北保定人，汉族，本科，助教。研究方向：计算机软件及网站开发。
Word的邮件合并功能，可以允许用户调用外部数据批量制作大量文档，在工资条、成绩单、通讯录等模块化文档的制作任务中广泛应用，十分方便。但用邮件合并功能调用的外部数据有时会出现多位小数问题，令用户十分苦恼。下面以Word2010为例，结合士兵工资条制作任务，介绍几种解决方法。
打开Word2010，建立工资条模板，按照“邮件合并”的步骤链接到Excel工资数据表（如图1）。
利用“插入合并域”功能建立模板与数据源的对应关系，预览结果可以看到部分数据出现了多位小数问题（如图2）。
出现这个问题是由于Word在调用外部数据时，源数据的有效数字位数进行了转换，多位数小数代表的是数据精度。针对这个问题有多种解决方法，这里笔者列出三种方法供读者参考。方法一：更改源数据类型
在Excel中右键单击Excel数据区，选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡中将分类栏改为“文本”即可（如图3）。此方法优点是简单易行；缺点是改为“文本”的单元格无法再次进行数据计算，对源数据影响较大。因此建议此法在最后合并之前更改，完成“邮件合并”后将数据格式复原。
方法二：添加辅助数据
在Excel中将所需调用的数值用公式转换为文本作为辅助数据供邮件合并使用，在Word中进行邮件合并后就会按所设置的小数位数显示。例如“实发工资”要显示两位小数，数值在R2：R9区域中，将“邮件合并”所需的数值放到S2：S9区域，在S2单元格中输入公式：“=TEXT（R2， "0.00"）”。将公式扩展到S2：S9区域，然后用扩展后的数据进行邮件合并（如图4）。此方法优点是不影响源数据的计算功能，对源数据影响较小；缺点是数据表格不够简洁、美观。
方法三：更改域代码
打开已进行邮件合并的Word文档，按快捷键Alt+F9或者在鼠标右键菜单中选择“切换域代码”，可以看到插入数据的域代码，例如“实发工资”为：“{ MERGEFIELD 实发工资 }”。如果要将数值保留两位小数，则在域代码后添加代码：“＼#0.00”，此时域代码被修改为：“{ MERGEFIELD 实发工资 ＼#0.00 }”（如图5）。如果要保留3为小数，则将域代码改成：
“{ MERGEFIELD 实发工资 ＼#0.000 }”；如果要将数值显示为“￥193137.25”的样式，则改为：“{ MERGEFIELD实发工资 ＼#￥0.00 }”。此方法优点是可以彻底解决问题，完全不影响源数据，而且还可以设置需要的格式；缺点是如果插入的域过多，则需要逐个修改，比较麻烦，而且有时候只有一位小数的时候，用这种方式末尾也会用“0”占位。
以上就是“邮件合并”中数据出现多位小数问题的几个解决方法，每种方法都有优点与不足，大家可以根据实际情况选择使用。
参考文献
[1] 肖云亭，王云沼.计算机应用基础[M].北京：机械工业出版社
[2] 李繼兵.Excel公式与函数应用范例[M].北京：中国青年出版社.
