全国检察机关电子检务保障信息系统--机关事务管理子系统

时间:2022-06-30 18:20:02 浏览量:

  全国检察机关检务保障信息系统解决方案 机关事务管理子系统

 1. 目录 1.1

 机关事务管理子系统 ....................................................................................................................3

 1.1.1

 会议室管理 ............................................................................................................................3

 1.1.2

 办公用品管理 .......................................................................................................................7

 1.1.3

 接待用品管理 .................................................................................................................... 19

 1.1.4

 办公楼设备维修管理 ....................................................................................................... 21

 1.1.5

 接待用餐管理 .................................................................................................................... 27

 1.1.6

 食堂仓库管理 .................................................................................................................... 29

 1.1.7

 车辆管理 ............................................................................................................................. 37

 1.1.8

 物业管理 ............................................................................................................................. 45

 1.1.9

 安保 ...................................................................................................................................... 46

 1.1.10

 消防 ...................................................................................................................................... 49

 1.1.11

 节能管理 ............................................................................................................................. 53

 1.1.12

 智能卡管理 ......................................................................................................................... 55

 1.1.13

 文印室管理 ......................................................................................................................... 57

 1.1.14

 医务室管理 ......................................................................................................................... 63

 1.2

 影像管理子系统 .......................................................................................................................... 64

 1.2.1

 影像载入 ............................................................................................................................. 64

 1.2.2

 影像查看 ............................................................................................................................. 66

 1.2.3

 影像检索 ............................................................................................................................. 66

 1.1 机关事务管理子系统

 1.1.1 会议室管理 为实现全国检察机关各类会议进行有序的组织与管理,确保会议召开的质量和效率,需要对会议进行分类管理。按照检察院的会议情况,会议基本可以分为日常会议、专题会议和大型会议。

 会议管理工作从会议议题准备、会议通知单发放、会议材料报送和审批、会议室预定、会议纪要、会议查询统计等各个环节入手,通过灵活的流程化管理,保证各项会议的高效性和及时性。

 1.1.1.1 业务流程

 1.1.1.1.1 会议议题审批流程

 流程说明:

 1. 业务处室人员起草日常会议议题,提交办公室会议专员; 2. 办公室会议专员汇总各业务处室上报的会议议题,整理后提交办公室领导审核; 3. 办公室领导对会议议题进行初步审核确认,并提交院领导审批; 4. 院领导审批会议议题,如果审批不通过则退回办公室重新确认议题;审

 批通过,则反馈给议题起草人和办公室会议专员进行会议准备。

 1.1.1.1.2 日常会议通知流程

 流程说明:

 1. 办公室人员起草日常会议通知,并提交给相关领导审核; 2. 领导审核会议通知,不通过则退回给起草人修改,通过则反馈给起草人发布会议通知; 3. 办公室人员发布会议通知给拟参加会议人员; 4. 通知接收人或接收单位提交报名情况表给办公室人员; 5. 办公室人员确认报名情况,并通知会议室管理员预定会议室,准备会议所需的仪器设备等。

 日常会议通知流程会议室管理员 参会人员 相关领导 办公室人员起草会议通知 审批会议通知参会人员反馈报名信息发布会议通知是否通过是否办公室确认会议室预定

 1.1.1.1.3 大型会议、专题会议通知流程

 流程说明:

 1. 办公室人员起草大型会议、专题会议通知,并提交给相关领导审核; 2. 领导审核会议通知,不通过则退回给起草人修改,通过则反馈给起草人发布会议通知; 3. 办公室人员发布会议通知给拟参加会议人员; 4. 如果是大型会议,会议通知中会要求参会人员提交准备材料和提交报名表; 5. 参会人员提交会议材料给办公室; 6. 参会人员提交报名表给办公室; 7. 办公室人员接受参会人员发送的会议材料和报名情况表,并对报名情况进行进一步确认。

 1.1.1.2 功能设计

 1.1.1.2.1 功能结构图 会议管理系统功能结构图如图所示:

 大型会议、专题会议通知流程参会人员 相关领导 办公室人员起草会议通知 审批会议通知发布会议通知是否大型会议结束会议材料准备报名确认 参会人员报名否材料接收是是否通过 否是

  1.1.1.2.2 会议议题管理 为保证日常会议主题明确,使会议的召开更有实际意义,在日常会议召开之前,由办公室下发会议议题征集要求,各下属单位、各部门根据实际工作需要填报《议题申请表》,办公室会议专员定期对上报的会议议题进行汇总、筛选,并提交有关领导进行审核,确定一个或几个上会会议议题。

 1.1.1.2.3 会议申请、审核管理 会议议题经确认并反馈给申请下属单位或申请部门后,议题申请方即可填写《会议申请单》,申请召开会议讨论议题。会议申请提交相关领导审核通过后,由会议专员筹备会议召开事宜,包括按照会议申请预定会议室、确认会议时间、准备会议所需仪器设备、拟定参会人员等。

 1.1.1.2.4 会议登记管理 经领导审批通过的日常会议、专题会议和专业会议,由会议专员即在会议登记管理系统中对会议相关要素进行登记管理,登记内容包括:会议时间、会议地点、会议类型、拟参会人员、会议所需设备、会议议题等。各类会议分类登记,方便日后查询统计。

 1.1.1.2.5 会议通知管理 会议专员根据会议登记的信息发布《会议通知单》,会议通知单内容应包括:会议名称、会议时间、会议地点、会议须知、会议议题、会议主持人、拟参会人员、会议主办方、会议议程、会议报名截止时间等。为保证会议通知能够及时送达每个参会人员、参会单位手中,会议通知通过多种方式发放,如:可通过网络门户发布、电子邮件通知、短信通知、电话通知等,也可多种方式结合使用。

 1.1.1.2.6 会议报名管理 会议通知发出后,拟参会人员按照会议通知要求填写会议报名表,通过内网门户系统提交给会议专管员。会议专员对会议报名情况进行统计确认,并将参会人员名单提交给会议主办方。

 1.1.1.2.7 会议材料报送管理 专题会议属于大型会议序列,此类大型会议主办方会根据会议议程安排向相关参会单位(人员)发出《会议材料准备通知》,要求相关单位(人员)准备会议发言稿、会议参考等材料。相关单位将会议材料在会议召开前提交会议主办方,供主办方整理、确认会议议程。

 1.1.1.2.8 查询统计 会议管理系统提供会议查询统计功能,能够按照会议类型、主办单位、会议议题、会议参与人员、会议时间、会议地点等多种要素进行组合查询、模糊查询,满足相关人员对会议情况统计查询分析的需要。

 1.1.1.2.9 会议材料管理 会议主办方要就会议的召开情况,讨论结果等出具书面性质的总结报告,提交到会议管理系统。

 另外会议的议题、会议材料、会议纪要、会议中领导讲话等重要资料都需要上传到会议管理系统中,按会议的性质、材料的公开程度等要求,通过权限设置功能,满足相关人员对不同密级材料查询的要求。

 1.1.1.3 系统间关系

 与其他系统间关系图如下:

 说明:

 1. 会议管理系统与门户接口,通过门户系统发布会议通知单、查询会议室预订情况等; 2. 与文书档案管理系统接口,将会议材料归档管理,供日后备查。

 1.1.2 办公用品管理 实现办公用品(包括办公家具、劳保用品)采购前的采购申请以及提交相关领导审批,并对采购完成的办公用品进行入库,实现办公用品类别进行登记、修改、删除等操作;实现办公用品在线申请领用,并提交相关领导审批。

 1.1.2.1 办公用品 采购

 1.1.2.1.1 采购 流程

 图:办公用品采购流程 1.1.2.1.2 申请 登陆后编辑一个新的办公耗材采购单,或打开一条草稿,点击送审按钮,弹出下面的窗口。

 在流向中选择“签字”,选择主办人,按“确定”按钮,文件即可发送到下一岗处理。

 1.1.2.1.3

 签字 打开文件后出现下面的界面:

  点击“修改”按钮,在“处室负责人审核意见”一栏,写上自己的意见,然后“签字”保存。点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

  填写对文件的审核意见,选择“返回申请人”,选择“主办人”,点击“确定”发送到下一岗。

 1.1.2.1.4

 返回申请人 打开文件后点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

 填写对文件的审核意见,选择“办公室初审”,选择“主办人”,点击“确定”发送到下一岗。

 1.1.2.1.5

 初审 初审人打开文件后出现下面的界面:

  点击“修改”按钮,在“办公室审核意见”一栏,填写意见,然后“初审签字”保存。点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

  填写对文件的审核意见,选择“复审”,选择“主办人”,点击“确定”发送到下一岗。

 1.1.2.1.6

 复审 复审人打开文件后出现下面的界面:

  点击“修改”按钮,在“办公室审核意见”一栏,填写意见,然后“复审签字”保存。点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

 填写对文件的审核意见,选择“供货”,选择“主办人”,点击“确定”发送到下一岗。

 1.1.2.1.7

 通知供应商(报价)

 打开文件后出现下面的界面:

 点击“修改”按钮,填写“填写价格”,系统自动计算总价,然后保存。点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

 填写对文件的审核意见,选择“申请人确认”,选择“主办人”,点击“确定”发送到下一岗。

 1.1.2.1.8

 使用人接收采购商品 打开文件后点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

 填写对文件的审核意见,选择“备案统计”,选择“主办人”,点击“确定”发送到下一岗。

 1.1.2.1.9

 备案统计

 打开文件后出现下面的界面:

  点击“修改”按钮,在“验收签字”一栏,写上自己的名字,然后保存。点击“手动提交”,弹出下面的窗口。

 填写对文件的审核意见,选择“提交结束”,选择“主办人”,点击“确定”结束流程。

 1.1.2.2 办公用品领用

 1.1.2.2.1 业务概述 负责办公用品的领用、审批、统计查询分析。

 角色 角色职责 备注 管理员 负责基础资料的管理、领用审批。

 申请人 对办公物品进行领用和归还

 1.1.2.2.2 业务 流程 办公用品流程管理员 申请人浏览用品申请用品确认预订确认确认申请品种、数量等设置、发布申请单

 1.1.2.2.3 功能设计 公用模块

 面向前端

 面向后端用户模块

 用户模块办公易耗品领用登记办公设备领用登记办公设备维保登记办公设备领用提醒办公易耗品库存汇总办公设备维护提醒办公用品领用员工办公设备责任人办公易耗品管理员办公设备管理员后勤管理员办公易耗品领用汇总办公易耗品采购汇总办公设备责任人明细办公设备维修保养明细  类别管理 用于管理固定资产、办公用品、其他物品的基础资料,包括在仓库中的位置设置、代码设置、范围设置等内容。

  办公用品申请 按分类选择办公用品并进行领用申请,可以调整申请数量、取消申请等,并可对申请的结果进行打印。

  办公用品审批 对申请的办公用品进行列表展示,部门管理人员可浏览本部门的申请,管理员可浏览所有申请并进行审批,可根据需要到出到 excel 中。

   库存查询 对办公用品库存进行查询统计,可进行查询搜索和查询分析。

 1.1.3 接待用品管理 实现接待用品的采购申请以及提交相关领导审批,并对采购完成的接待用品进行入库,实现接待用品类别进行登记、修改、删除等操作;实现接待用品在线申请领用,并提交相关领导审批。

 1.1.3.1 业务管理 流程

  1.1.3.2 基础资料

 初始设置:进行部门、计量方式、仓库、接待用品信息的维护工作

 1.1.3.3 出入库管理

  入库管理:采用单位统一格式的接待用品采购入...

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